Define a quién va dirigido el mensaje
Todo mensaje se crea en función de un receptor. El receptor marcará la forma en que nos comunicaremos, el mensaje que vamos a transmitir y la forma de hacerlo. En el caso de la comunicación escrita, muchas veces nos olvidamos del receptor y de sus necesidades o particularidades.Define cuál es el objetivo del mensaje
Un mensaje puede tener dos objetivos fundamentales: informar o persuadir. En el mundo de los negocios se suelen producir mensajes que tienen carácter informativo pero intencionalidad persuasiva. A la hora de construir el mensaje hay que decidir si va a pesar más un objetivo que otro. En el caso de querer informar, utilizaremos recursos de redacción periodística como los que te comenté en este artículo. Si lo que queremos es persuadir, utilizaremos recursos más cercanos al Marketing y a la Publicidad como los que te comenté en este artículo titulado 5 consejos para escribir contenidos con estilo publicitario.Define la reacción que debe provocar en el receptor
En función del objetivo que deseas conseguir debes prever una reacción por parte del receptor. Debes escribir el mensaje para que lleve a conseguir esa reacción. En el caso de un mensaje informativo, vas a utilizar muchos datos que apoyen tu mensaje. La construcción nominal será la base de tu texto. En este caso, la reacción que esperas es que lea ese artículo o ese correo y aprenda cosas nuevas. En el caso de un mensaje persuasivo, debes utilizar verbos de acción y adjetivos que sirvan para motivar al receptor. En este caso, quieres que tu receptor reaccione y haga algo concreto. Debes usar llamadas a la acción, imágenes y textos que motiven y promuevan tomar decisiones como suscribirse a una newsletter, comprar un producto o escribir una solicitud de presupuesto.Estructura el mensaje para contar una historia
Sea como sea, debes intentar contar siempre una historia. No quiero decirte que cuentes un cuento, porque no todas las historias son un cuento. Lo que te sugiero es que tu texto tenga un hilo argumental porque de esa forma es más fácil de entender por parte de los receptores. En este artículo el hilo argumental es aprender 7 claves de la comunicación escrita para los negocios. Si yo te hablase de cosas sin relación sería más difícil que te interesases por este post. A este hilo argumental es a lo que en Marketing se llama Storytelling. Cuando un texto tiene una historia detrás, es más fácil de comprender, es más fácil de recordar y es más fácil que motive a la acción. Si quieres aprender más sobre el Storytelling te sugiero este artículo titulado «Storytelling, enamora a tu cliente con una historia«.Es una comunicación perenne
La comunicación escrita es perenne (o por lo menos no es efímera como la comunicación oral). Lo que está escrito se puede recordar, se puede volver a leer y se puede recuperar como prueba de un mensaje. Seguro que no es la primera vez que alguien te dice «perdona lo tengo por escrito». Esto significa que debes ser cuidadoso con el mensaje y con la forma de transmitirlo. Como no lo puedes acompañar de comunicación no verbal que delimite el significado de las palabras, hay que ser preciso con el uso del lenguaje. El medio es parte del mensaje y la forma de transmitir un mensaje condiciona la intencionalidad y la interpretación del mismo.Exige planificación
Por tanto, la comunicación escrita exige planificación. Debemos tener en cuenta qué queremos decir, a quién queremos decirlo y sobre todo cómo vamos a decirlo. En la planificación entra desde la elección del formato (no es lo mismo una nota en un post-it que una carta con el sello de la Casa Real), hasta la adecuación del lenguaje a los objetivos informativos o persuasivos de nuestra comunicación.La brevedad y la concisión se agradecen
Finalmente, en el mundo laboral el tiempo es siempre un activo muy escaso. Una virtud de un buen mensaje escrito es la brevedad y la concisión. Aunque parecen sinónimos no lo son. La brevedad hace referencia a la utilización de un número pequeño de palabras para la construcción del mensaje. La concisión hace referencia al uso de las palabras adecuadas para la comprensión del mensaje. La comunicación escrita en los negocios debe ser breve y concisa; debe contener el mensaje en el menor número de palabras posible para que sea comprensible. Si en ocasiones no se puede conseguir la brevedad, debemos facilitar la lectura rápida del mensaje, destacando aquellos conceptos o ideas que queremos que se lean y asimilen. Para ello haremos uso de los titulares, los destacados, las infografías y cualquier elemento visual que facilite la lectura y la comprensión del mensaje.En resumen
La comunicación escrita exige tener en cuenta algunas cuestiones. En este artículo has visto 7 claves de la comunicación escrita enfocada a los negocios. No se trata de recetas para escribir mejor, se trata de recordar que es una comunicación intencional y que por tanto debemos hacerla lo mejor posible para poder conseguir el objetivo que nos hemos fijado.Más información relacionada:
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