evento empresarial es siempre una decisión difícil. Hay que tener en cuenta muchos detalles que tienen que ver con el propio evento, con el presupuesto, con las instalaciones o con los servicios que se necesitan para que sea un éxito el evento. Por eso, cuando conocemos una sala, funciona y nos hemos encontrado a gusto allí, es difícil cambiar. Pero eso siempre es un error. Mantener la misma sala para diferentes eventos por no salir de nuestra zona de confort es vaguería y poco profesional. Cada evento debe tratarse como un acto completamente diferente (salvo que se trate del mismo evento repetido en el tiempo). Aunque una rueda de prensa de un cliente parezca igual a la de otro, la personalidad del propio cliente debe ser un elemento diferenciador del evento y por tanto del espacio en el que se celebra. A la hora de elegir la sala para un evento hay que tener en cuenta estos tres factores:
- El espacio: lo más importante es que el espacio se adecue a las necesidades del evento. Ni muy grande ni muy pequeño. Debe disponer de espacios diferenciados para establecer los diferentes actos del programa (recepción de invitados, celebración del evento, exposición de productos, catering…). Me da mucho coraje cuando voy a un evento y me encuentro con que hay que acreditarse pero no hay espacio para ello, los invitados de acumulan en un pequeño hall o en la propia puerta, sin posibilidad de organización, porque solo hay sitio para una mesa pequeña y todo el mundo llega a la vez. También me molesta estar en una sala grande, prevista para muchas personas, en un evento al que hemos ido solo una parte de los invitados. Sin embargo, cuando voy a un acto empresarial y tengo diferentes espacios para cada actividad, diferenciados físicamente, con la cartelería y la señalética adecuada, me siento cómodo y tengo una percepción de la organización y del anfitrión mucho más positiva.
- Los servicios añadidos: es también fundamental poder contar con todos aquellos servicios necesarios para el desarrollo completo del evento. Desde la recepción de invitados, guardarropía, entrega de documentación o un servicio de comunicaciones adecuado para resolver pequeños imprevistos a las personalidades destacadas, hasta un catering a la altura del evento que organizamos. Para ello, muchas salas ponen a disposición de los organizadores una persona de contacto que resuelve cualquier imprevisto de forma rápida y sin poner problemas (porque las facturas extras o las reprimendas por no prever algo deben llegar después del evento y siempre en su justa medida). Los mejores eventos que he organizado han sido en espacios donde, a pesar de no contar con todos los servicios necesarios y con los imprevistos, en ningún momento me han hecho dudar de que podrían resolver cualquier situación (normal) que se planteara.
- El entorno: no debemos olvidar que los eventos se celebran en un lugar al que hay que ir. Parece que muchas empresas eligen el lugar pensando en sus directivos o en sus invitados ilustres que irán en coche con conductor y se olvidan del resto de invitados que acceden en transporte público o en su propio vehículo que tienen que dejar en algún sitio. Hay veces que he asistido a eventos que se celebraban en un polígono industrial o en una zona de la ciudad alejada de servicios básicos como una papelería, un supermercado o una farmacia donde comprar unas tiritas para una señora a la que le hacían daño los zapatos. Tener un entorno agradable y bien comunicado, con servicios de transporte o comercios donde poder resolver un imprevisto es algo que se debe valorar (aunque sea en último lugar).
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