Cómo preparar una entrevista en un medio de comunicación

¿Quieres saber cómo preparar una entrevista en un medio de comunicación? Normalmente así es cómo comenzamos nuestros Cursos de Formación de Portavoces, solo que nuestro sujeto es un directivo de una empresa en lugar de un investigador y lo que tiene que contar es un suceso grave o el lanzamiento de un producto. Saber enfrentarse a los medios de comunicación, a los periodistas, es una cuestión de práctica. Como todo en la vida, cuando lo haces por primera vez es complicado, te pones nervioso y parece que eres un lelo. Sin embargo, cuando te entrenas, practicas y lo haces varias veces, te das cuenta de que es una cuestión de tener unas cuantas cosas preparadas, tener la precaución de no decir lo que no quieres que se publique y mantener la apariencia de ser lo que eres, un experto en tu materia. Y para que todo esto sea más sencillo te voy a dar algunas recomendaciones sobre cómo ser portavoz de un proyecto de investigación y cómo preparar una entrevista en un medio de comunicación.

Qué es un portavoz

Un portavoz es la persona de la organización que ostenta la responsabilidad de poner cara a una declaración institucional. Por tanto, el portavoz es el que va a salir en televisión o en la foto del diario, pero contando lo que «tiene que decir» (que seas tú el que aparece en el telediario no quiere decir que puedas dar tu opinión o decir lo que se te ocurra). El portavoz es la persona que va a ofrecer la versión institucional sobre la investigación o sobre el proyecto en el que participa. Es el punto de referencia para los medios de comunicación (es la cara de la noticia) y es el que mantiene las relaciones con los periodistas.

Cómo comportarse con los medios de comunicación

Los periodistas no son malos (por naturaleza) ni tienen una insana intención de hundir tu carrera profesional. Para que ambas partes convivan en equilibrio, periodistas e informadores tienen que mantener una relación profesional y de confianza. Lo que tú buscas con esta noticia es notoriedad y visibilidad para tu proyecto. Lo que busca el periodista es la mejor información posible sobre esa noticia. Poneros de acuerdo en lo que cada uno quiere y espera del otro. La sinceridad y la transparencia son muy apreciadas (¡ojo, ser transparente no quiere decir que puedas o debas decir o enseñar todo lo que tengas!). En tu relación con la prensa debes ser un referente (informativo), una fuente fiable de información. Negocia con ellos lo que quieres conseguir y no des nada por sentado. Si fallan en sus compromisos, díselo, hazlo público a tus colegas y pon en juego su credibilidad (es su mayor activo). No volverá a conseguir una declaración.

Cómo preparar una intervención

Lo primero que debes hacer si te llama un periodista que quiere tu intervención en una pieza informativa para radio, televisión o prensa es informar al Departamento de Comunicación de tu Universidad, tu Centro de Investigación o al responsable de tu Departamento. Esto garantizará varias cosas:

• no reaccionarás de forma impulsiva, al tener que consultar tendrás que reflexionar sobre lo que te piden y la forma de afrontarlo, y
• te asesorarán sobre cómo hacerlo, qué debes decir para beneficiar al proyecto y a la institución y si hay algún problema, ellos son partícipes del problema.

Antes de comenzar a hablar, pregúntate lo que tienes que decir y escríbelo. El siguiente paso es documentarte sobre el medio, el programa y el periodista que te ha solicitado la intervención. Pregúntate qué tipo de medio es (prensa, radio, televisión, un medio online…), la intervención ¿es en directo o en diferido? ¿cuánto durará? ¿qué tipo de audiencia tiene? El objetivo de todas estas preguntas es conocer y familiarizarte con la situación a la que te vas a enfrentar. Ahora que ya tienes información, prepara la documentación que vas a necesitar para tu intervención. Revisa cifras y datos y busca cualquier material que creas que puede ser visualmente atractivo o adecuado para la divulgación científica (ejemplos caseros, muestras o escenificaciones de lo que quieres explicar). Prepara dos o tres mensajes claves que quieras decir a la audiencia. No más, porque dejar claras dos ideas es difícil. Piensa en el titular que te gustaría que publicara el medio y búscalo. Durante la intervención debes comportarte con naturalidad. Sé tu mismo. No finjas, no mientas, ni especules, no inventes respuestas y solo responde a lo que puedas (y debas) responder. Insiste en los dos o tres mensajes claves que has preparado y repítelos siempre que puedas. Repite de vez en cuando el nombre de tu Universidad o Centro de Investigación para que salga en alguno de los entrecomillados o en las intervenciones que formen parte de la noticia. Habla de soluciones y no de problemas. Tu investigación es buena para la sociedad, resuelve un problema o mejora la forma de solucionar algo. Por tanto, no te empeñes en hablar de todo lo que no hace y céntrate en lo que hace. Y sobre todo, recuerda algo muy importante ¡no digas nada «off the record»! (es una expresión periodística que significa que lo que cuentas no puede grabarse y solo es información para «comprender un contexto», pero la realidad es que cualquier cosa que digas a un periodista es susceptible de ser publicada, te diga lo que te diga en ese momento). Tras la intervención, pídele al periodista su tarjeta o contacto y que te facilite una copia de la noticia (ahora con los medios digitales es muy sencillo tener acceso a la información). Si no puede facilitártela, al menos que te diga cuando se va a publicar para que puedas verla, grabarla o leerla. Ponte a su disposición para ampliar cualquier información o comprobar cualquier dato (muchas veces surgen dudas y es preferible resolverlas a ver una errata publicada). Una vez publicada, lee, oye o ve tu entrevista y haz autocrítica. Informa al Departamento de Comunicación de los resultados y pide su valoración. Ahora ya tienes dos aliados, el periodista que ve en ti una fuente de información y el director de Comunicación, que ve un portavoz y un elemento de difusión de la labor de su institución. ¿Sabes ya cómo preparar una entrevista en un medio de comunicación? Si te ha gustado esta información puedes recibir muchas más si te suscribes al Boletín de Formación en Comunicación y Marketing, dejándome tu nombre y correo en el formulario que hay en la página. Y te agradezco de antemano que difundas esta información en tus redes sociales y a tus conocidos, o que nos aportes tus comentarios.]]>