¿Necesito una plantilla para hacer un Plan de Comunicación? (primera parte)

La gestión empresarial es muy seria porque de ella depende el dinero y el éxito de nuestro negocio o de la empresa en la que trabajamos. Si nuestro reto es tener un Plan de Comunicación de utilidad para la consecución de los objetivos de la empresa, quizá debamos plantearnos que una plantilla para hacer un Plan de Comunicación no es un buen inicio. ¿Cuándo usar una plantilla para hacer un Plan de Comunicación? Mi respuesta es que no uses una plantilla salvo que lo que quieras es tener un documento muy bien estructurado y sin valor para la gestión empresarial.

¿Cómo hacer un Plan de Comunicación?

Una vez dicho esto, lo que no sería lógico es recomendarte que contrates los servicios de cubo-3 y problema solucionado. Sí que es posible hacer un Plan de Comunicación aunque no tengas muy claro qué es eso. La realidad es que salvo cuestiones técnicas, si te has embarcado en un negocio o te ha tocado ser el responsable de la Comunicación de tu empresa puedes llevar a cabo esa labor con unas cuantas guías para no perderte en el camino. Los resultados nunca serán tan constantes y tan efectivos como los que conseguirá un profesional con años de experiencia en Marketing y Comunicación, pero puede ser suficiente para un primer momento. Importante: el Marketing y la Comunicación son las herramientas que tienes para vender, si no las utilizas de forma adecuada puedes poner en peligro la viabilidad del negocio.

Primer paso: conoce a tu público-objetivo

Tu público-objetivo es aquel al que diriges tu Comunicación:

• Si es tu comprador tipo se trata de Comunicación comercial o Marketing.
• Si son las Instituciones u Organismos reguladores del sector se trata de Comunicación institucional o Relaciones Públicas.
• Si son los accionistas o las Instituciones del sector financiero que te prestan dinero se trata de Comunicación financiera.
• Si son los periodistas de los medios de comunicación del sector o especializados se trata de Comunicación informativa o Relaciones con Medios.
• Si son los afectados por un accidente laboral, en la fábrica, transporte… se trata de Comunicación de crisis.

No se mandar la misma información a un comprador, a un accionista, a un Ayuntamiento, a un periódico o a una población asustada. El mensaje es el mismo, el canal (la herramienta para transmitirlo) y el código (la forma en cómo lo decimos) no pueden ser iguales porque cada uno de esos públicos tiene intereses diferentes:

• El comprador: quiere la mejor solución para un problema que se soluciona comprando tu producto o el de tu competencia. La forma de convencerle es ofrecerle información que le permita tomar una decisión y motivar esa decisión con un componente emocional.
• Las Instituciones: sus intereses son velar por el bien común, aportar valor a la comunidad que les ha elegido y regular las relaciones entre los diferentes actores de la sociedad. Lo que necesitan es tener a tu empresa como un aliado y para ello se usan las Relaciones Públicas, el Lobby y la Responsabilidad Social Corporativa.
• Accionistas y bancos: para ellos tu proyecto es una forma de ganar dinero. Les preocupa la rentabilidad y el riesgo bajo de su inversión. Lo que necesitan es información que rebaje su preocupación y aumente su perspectiva de beneficio futuro. La forma de dirigirse a ellos es muy institucional, con muchos datos económicos y con análisis de futuro que sustenten nuestra posición sólida. Un banco no quiere saber lo que vendes, solo cuánto vendes y que beneficio te queda.
• Medios de Comunicación: los periodistas quieren que les ofrezcas información con la que construir sus noticias, crónicas o reportajes. En algunos medios especializados su labor se mezcla con la comercial y piden publicidad (es algo muy natural, sus periódicos o revistas también son empresas que tienen que gestionar). La forma de hablar con ellos es ofreciendo información a cambio de espacio en sus medios (yo te doy una noticia y tu la publicas). La relación es B2B (business to business). Si quieres saber cómo hablar con un periodista lee este articulo de «Cómo preparar una entrevista en un medio de comunicación«.
• Afectados por un accidente: los damnificados por un error nuestro, un accidente o un problema causado por nuestra actividad empresarial o comercial son personas a las que les hemos trastocado su vida. Necesitan la seguridad de saber que podemos solucionar el problema y restablecer su situación de partida. A ellos no les interesa saber si hemos perdido mucho o poco, si somos muy buenos y muy responsables en el 99% de las ocasiones, si apoyamos el deporte o nuestro producto es el mejor del mercado. Solo quieren saber cómo les vamos a ayudar a volver a la normalidad. Por tanto, ofrecer confianza y un interlocutor a su disposición para lo que necesiten es fundamental.

Como hacer un Plan de Comunicación es algo novedoso para ti, reflexiona sobre tus públicos, identifícalos, ponles nombre y apellidos para familiarizarte con ellos y mañana hablamos del mensaje y qué hacer con él. Si te ha gustado esta información puedes suscribirte al Boletín de Formación en Comunicación y Marketing dejándonos tu nombre y correo en el formulario que hay a continuación. Más información relacionada:

• Cómo hacer un Plan de Comunicación sin ayuda (segunda parte de esta serie de post sobre cómo hacer un Plan de Comunicación)
• El Plan de Comunicación Corporativa es acción (tercera parte de esta serie de post sobre cómo hacer un Plan de Comunicación)
• Cómo tener una imagen coherente en Internet: elementos básicos de la Estrategia de Comunicación online
• Plantilla para hacer un Plan de Comunicación de la Junta de Andalucía
• Cómo preparar una entrevista en un medio de comunicación

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