Cómo hacer una sala de prensa online para tu empresa

Cuando en los años 90 del pasado siglo comenzaron las empresas a tener páginas web era raro pensar en una sala de prensa online por varios motivos:

• Primero porque la programación no era muy visual y tener una web con varias páginas era altamente complejo.
• Segundo porque la actualización de contenidos era muy complicada, terminaban desactualizándose y se convertían en una mala herramienta. Como mucho se usaban para tener los contenidos más estáticos y perennes como los informes anuales, fotos de la directiva, de instalaciones y poco más.
• Tercero y más importante porque los periodistas no estaban acostumbrados a buscar información en las salas de prensa online y eran más bien inútiles.

Hoy en día esto ha cambiado radicalmente.

En los primeros años del siglo XXI comenzaron a aparecer los gestores de contenido en la programación web y una cierta sensación de utilidad para periodistas y DIRCOM.

Por una parte, al poder incorporar de forma relativamente sencilla los contenidos, las salas de prensa online eran actualizadas con la suficiente frecuencia como para que la información pudiera ser verdaderamente útil para los informadores.

Por otra parte, los periodistas comenzaron a darse cuenta de que podían suscribirse a través de RSS a estas páginas y recibir contenidos actualizados en sus ordenadores de forma prácticamente inmediata y sin esfuerzo.

En la actualidad, tener una sala de prensa online es muy beneficioso para una empresa. En este artículo voy a explicarte porqué debes tener una sala de prensa, qué información debes incluir en ella y cómo puedes programarla y actualizarla de forma fácil y sencilla.

Por qué tener una sala de prensa online

Los motivos por los que te recomiendo tener una sala de prensa online son muchos, pero me centraré en uno:

No hay motivos para NO tenerla

Sin embargo, existen muchos otros motivos por los que debes tener una sala de prensa online si tienes una web corporativa y te interesa tener relaciones con medios de comunicación, más si estos son especializados y están acostumbrados a que seas un referente informativo en tu sector. Te voy a exponer algunas de las razones:

¿Por qué tener un espacio con información sobre tu empresa y sobre tus productos?

Ttener una página en tu web que contenga información sobre tu negocio y tus productos beneficia la imagen de transparencia de tu empresa, ayuda a comunicar mejor al responsable de Comunicación Corporativa (DIRCOM) y mejora el SEO puesto que es información que se indexa en los buscadores y que hace referencia a productos o servicios que vendes (y no es forzada).

¿Por qué tener un espacio con información para tus clientes y los medios de comunicación?

Tener una página en tu web con información sobre tus productos beneficia a tus clientes, que conocerán de primera mano las características, especificaciones y mejor uso de lo que fabricas. Y los medios de comunicación encontrarán información de la fuente más fiable cuando la necesiten (durante años hemos bombardeado a los periodistas con notas de prensa que no querían leer en ese momento, ahora puedes dejarlas y ellos las encontrarán cuando realmente las necesiten). 

Hoy en día los periodistas están vinculados a salas de prensa online de las empresas o instituciones del sector que cubren y reciben en sus smartphones alertas por Whatsapp, Twitter o RSS con las novedades y convocatorias, de forma que pueden planificar su agenda informativa mucho mejor y sin las llamadas de antes. Pero sobre todo, gracias a las salas de prensa online, saben donde buscar cuando necesitan información sobre un tema que no es de rabiosa actualidad o del que desean dar otro enfoque diferente.

Los contenidos de una sala de prensa online

Una vez que hemos visto que es interesante tener una sala de prensa en tu web, podemos ver qué tipo de contenidos debes tener y cómo actualizarlos. Los contenidos que debe tener una sala de prensa online son muy variados. Debes estructurar la sala en diferentes secciones que incluyan contenidos de actualización lenta y contenidos de actualización rápida.

• Contenidos de actualización lenta: se consideran contenidos de actualización lenta aquellos que no se modifican y que permanecen en la web durante meses. Son documentos como la memoria anual, informes o fotografías de la Dirección o de los productos, instalaciones… Estos contenidos deben estar en una zona de la web menos importante, puesto que es «información de background» (como diría una instagramer de moda, es «fondo de armario»). También pueden estar en esta zona los manuales de uso de los productos en diferentes idiomas o vídeos institucionales.
• Contenidos de actualización rápida: puedes considerar contenidos de actualización rápida aquellos que prácticamente a diario modificas o incorporas como novedades, como las notas de prensa de actualidad, datos actualizados muy frecuentemente, noticias aparecidas en medios de comunicación (¡ojo con esto! la ley de protección de la propiedad intelectual prohibe la inclusión de los originales fotocopiados de las noticias tal y como se colgaban antes cuando se hacían los clipping de prensa tradicionales. En lugar de eso, puedes hacer un resumen de la noticia, hacer una fotografía de la noticia en el medio y enlazar al contenido si este está en la web de medio), fotografías o vídeos relacionados con la actualidad de la empresa…

Pero algo de lo que no te puedes olvidar en ningún caso y que debe estar en una situación de máxima visibilidad es la información de contacto. Los datos de contacto de los responsables de prensa, los datos de contacto de atención al público o de atención a accionistas, deben poder encontrarse de forma rápida y sencilla. Una buena opción es colocarlos en la parte superior o en una barra lateral.

¿Debes crear una Sala de prensa online «cerrada o abierta»?

En principio, las salas de prensa online están pensadas solo para periodistas, pero no tiene por qué ser así.

La decisión de cerrar o abrir la sala de prensa a otros públicos, la decisión de ponerle usuario y contraseña, no debe ser que la información esté protegida, porque no tiene sentido desde el punto de vista de la comunicación. Si quieres tener una sala de prensa porque quieres darle información a los medios para que la transmitan, ¿qué sentido tiene hacer esta información privada? Ninguno.

Pero veamos en qué caso y cómo debemos tener nuestra sala de prensa.

Sala de prensa online cerrada

Si tu web dispone de páginas específicamente pensadas para clientes, inversores y prensa, no tiene sentido que la sala de prensa online esté abierta a todo el público.

En este caso, el contenido de esa página debe estar restringido a los medios de comunicación a los que facilitarás un usuario y contraseña para que entiendan que es información que solo está al alcance de los profesionales.

La forma de construir un membership site (una zona con acceso restringido) es muy sencilla y en WordPress tienes plugins que lo hacen en un abrir y cerrar de ojos. Otra opción es que la sala de prensa online esté abierta, pero todo el contenido esté protegido y solo pueda verse con usuario y contraseña.

Para eso solo tienes que elegir la opción «protegido con contraseña» en el menú «Publicar» que hay en cada entrada de tu WordPress (es el menú donde está el botón de publicar).

Además, si tienes protegida con usuario y contraseña puedes tener una base de datos de medios a los que habitualmente le envías información, aunque esto también se puede hacer con un plugin de suscripción a una newsletter de noticias.

Tener identificados a los periodistas también puede ser una buena idea si quieres segmentar la información que les vas a mandar. Imagina una empresa tan grande que tiene diferentes líneas de negocio que no tienen nada que ver unas con otras. Muy probablemente los periodistas que trabajen con la información de esa empresa escriban de cosas también diferentes. Tiene sentido que solo enviemos información que le interesa a cada periodista. Pero esto también se puede hacer segmentando las listas de distribución de las newsletters.

Sala de prensa online abierta

Si por el contrario tu web no tiene secciones separadas y quieres que la sala de prensa online sea un recopilatorio de información sobre tu empresa y tus productos puedes optar por tener una sala abierta.

En ese caso, ten en cuenta que los contenidos no solo debes crearlos para los periodistas. Ellos son un público fundamental para tu sala de prensa, pero no son los únicos interesados en tus noticias.

La información será consultada probablemente por clientes o posibles clientes, por lo que debe estar enfocada a la venta, a resolver las dudas que pueden tener esos posibles clientes.

Es algo que también te agradecerán los periodistas (aunque te parezca mentira). Ellos no quieren una nota de prensa perfecta que puedan copiar y pegar (eso solo lo hacen los que son muy malos, muy vagos o reciben algo a cambio) quieren información con la que poder trabajar y para ellos es muy útil tener diferentes enfoques, desde el comercial, al informativo e incluso los testimonios de otros clientes.

En cualquier caso, debes intentar recabar la información de contacto, sugiriendo la suscripción a una newsletter a aquellos que lleguen a la sala de prensa, en especial sin son los medios de comunicación.

La programación y actualización de salas de prensa online

Vamos a ver ahora cómo puedes tener tu sala de prensa online con un esfuerzo relativamente pequeño. Desde hace unos años, todos mis proyectos de diseño web se hacen en WordPress. Existen otros CMS (gestores de contenido) pero WordPress es gratuito, tiene una comunidad de desarrolladores muy potente y es muy fácil de manejar y muy versátil (sirve igual para hacer un blog de una pequeña tienda que para el portal de informaciones de la CNN). En WordPress están hechas más de 35% de las webs de todo el mundo.

Si ya tienes una web puede que no estés dispuesto a programar de nuevo ese contenido en WordPress, pero siempre puedes incorporar una carpeta a tu hosting y tener allí tu sala de prensa. WordPress te permitirá modificar y actualizar siempre que lo consideres oportuno y con muy poco esfuerzo, por lo que incluso terminarás migrando el resto de tu web a WordPress y te sentirás «la mar de contento».

Una vez que tengas la página de la sala de prensa creada, lo que tienes que hacer es ir subiendo contenido. Primero el contenido de actualización lenta, documentos, memorias, informes, fotografías institucionales… todo lo que sería información del archivo o para un conocimiento profundo de la empresa. Sube también los manuales de uso de los productos y otras informaciones. No te olvides de colocar la información de contacto.

Después, crea un canal en un servicio de vídeo online para los vídeos, así evitarás que se sobrecargue el hosting y tendrás perfectamente accesible la información (como los vídeos son públicos puedes crearlo sin problemas en Youtube). Para colocar los vídeos en la web, solo tienes que ir colocando los códigos para insertar que te proporcionan estos servicios de vídeo. Puedes añadir un breve resumen del vídeo o cualquier otra información complementaria como una nota de prensa, un informe o imágenes.

Finalmente, usa el blog que tiene tu WordPress para crear las noticias (las notas de prensa) de forma que aparezcan en tu página con un pequeño resumen, una foto o solo con el título (eso decídelo en función de la estética que quieras dar a tu web. De esta forma puedes incorporar también noticias pasadas porque el programa te permite especificar la fecha de publicación. Incluso puedes programar noticias para que se publiquen en un futuro. Todas ellas pueden incorporar enlaces, imágenes o vídeos por lo que tus notas de prensa serán audiovisuales. Y no olvides poner un pdf con tu nota de prensa al modo tradicional para aquellos medios que lo prefieran.

Y ahora solo te queda fomentar su visibilidad en las redes sociales, hablar con los periodistas que cubren las noticias de tu sector para que se suscriban a tu sala de prensa online a través del formulario del boletín o RSS y publicar noticas siempre que sea oportuno. Tu público, tu web y tu comunicación te lo agradecerán.

Si deseas que tu sala de prensa online sea de acceso restringido puedes proteger cada contenido para que haya que acceder con usuario y contraseña, o crear un membership site con un plugin como PaidMembershipPro y configurar los parámetros para restringir el contenido. ¿Y ahora quieres tener una sala de prensa online en tu web? Ya sabes que si necesitas ayuda para crearla puedes consultarme.

En resumen, hace unos años tener una sala de prensa online era un proyecto complejo y que solo estaba al alcance de las grandes empresas. Hoy, con WordPress y un plugin puedes tener una sala de prensa online abierta o cerrada, con toda la información de tu empresa, con notas de prensa interactivas y audiovisuales y un sistema de comunicación con los periodistas eficaz y que te situará como un referente informativo en tu sector.

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